Tugas KKP APSI

ANALISA SISTEM PENJUALAN PRODUK MAKANAN

PADA PT. TRIREKAN RASA UTAMA

(WARUNG PASTA KALIMALANG)

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah KKP

Program Diploma III

Disusun Oleh:

Abdul Azis (11121037), Ahmad Fauzi (11122005)

Taufiqurrahman (11125115), Nur Saiful M (11120658)

Yunadi (11123033)

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Managemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta 2013

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada

periode : Tahun Akademik/TA 2013 di Semester III (Tiga)

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK

Kelas D3/11.3A.06

Sofi Laila Oktavia, S.Kom, MMSI

PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal...................................................

PENILAI

( ................................................ )

Saran-saran dari penilai :

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

KATA PENGANTAR

Segala puji beserta syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang kami ambil adalah sebagai berikut :

”ANALISA SISTEM PENJUALAN PRODUK MAKANAN PADA PT. TRIREKAN RASA UTAMA (WARUNG PASTA KALIMALANG)”

Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi pada program Diploma III/D3 Akademik Managemen Iinformatika dan Komputer BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi wawancara, dan beberapa sumber lainnya yang mengandung penulisan ini.

Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1.      Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.

2.      Ibu Sofi Laila Oktavia, S.Kom. MMSI sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek kelas 11.3A.06, yang telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta dukungan kepada kami dalam menyelesaikan tugas ini.

3.      Karyawan, dosen / instruktur dan staff dilingkungan AMIK Bina Sarana Informatika.

4.      Ibu Irma selaku Manager Warung Pasta Kalimalang.

5.      Para karyawan/karyawati Warung Pasta Kalimalang.

6.      Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual kepada kami.

7.      Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan bantuannya dalam pembuatan kuliah kerja praktek.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah kerja praktek ini masih jauh sekali dan belum sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis dimasa akan datang.

Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya, bagi para pembaca yang berniat pada umumnya, Amin Ya Robbal’Alamin.

Jakarta, 08 Oktober 2013

Penulis

DAFTAR SIMBOL

A.    Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram

Kesatuan Luar (External Entity)

External Entity ini digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.

Arus Data (Data Flow)

Data Flow digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

Proses (Process)

Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan data.

Simpanan Data (Data Store)

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data.

DAFTAR GAMBAR

Tabel                                                                                      Halaman

Gambar III.1   Struktur Oranisasi Warung Pasta Kalimalang.........    20

Gambar III.2   Diagram Konteks Sistem Berjalan...........................   24

Gambar III.3   Diagram Nol Sistem Berjalan..................................   25

DAFTAR TABEL

Tabel                                                                                      Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data...........................................................     16

Tabel II.2 Notasi Struktur Data.....................................................     17

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN

Lampiran A.1..................................................................................    35

Lampiran A.2..................................................................................    36

Lampiran A.3..................................................................................    37

Lampiran A.4..................................................................................    38

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1.            Umum

Perkembangan dunia usaha saat ini berkembang sangat pesat, hal ini menyebabkan semakin besarnya persaingan para pengusaha bisnis dalam merebut pasar dan pelanggan.

Penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, proses penjualan merupakan salah satu kegiatan sehari-hari dalam dunia usaha yang menghasilkan informasi.

Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan suatu sistem informasi berbasis komputer yang baik, sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan akuran.

Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan manajemen perusahaannya dengan sistem komputer.

Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan.

Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam sistem penjualan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul:

”Analisa sistem penjualan Produk Makanan Pada PT. Trirekan Rasa Utama

 (warung pasta kalimalang)”

1.2.      Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1.      Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan yang original.

2.      Mempelajari, Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam perkuliahan.

3.      Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan.

4.      Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi yang dilakukan berdasarkan kerja praktek pada Semester III (Tiga) Jurusan Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3.      Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara :

1.      Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan Penjualan Barang dengan karyawan/karyawati PT. Trirekan Rasa Utama.

2.      Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut ketika sedang terjadinya operasional sehari-hari.

3.      Studi pustaka

Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya.

1.4.      Ruang Lingkup

Ruang lingkup didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang analisa sistem penjualan produk makanan pada PT. Trirekan Rasa Utama.      Mengingat pembahasan didalam penjualan produk makanan cukup luas dan agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan makanan, proses pembayaran tunai maupun via debet dan proses pembuatan laporan.

1.5.      Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

BAB I                         PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan, metode penelitian, serta sistematika penulisan secara keseluruhan.

BAB II            LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools sistem)

BAB III          ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur system berjalan, diagram alir data (DAD) system berjalan, kamus data system berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV          PENUTUP

Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Trirekan Rasa Utama dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.      Konsep Dasar Sistem

Dijaman globalisasi ini penggunaan sistem semakin meningkatnya system informasi perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir semua perusahaan sudah dan mungkin wajib menggunakan system, baik system yang sifatnya manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi.

Dengan demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.

2.1.1.   Pengertian Sistem

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Ada beberapa pakar yang berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan.

Dalam Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” menurut Jogiyanto (2005 :1)

“Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” menrt. Jogiyanto (2005: 2)

Sedangkan menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23) dalam bukunya metode desain dan analisis sistem mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti kepenerima”.

Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. masing-masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetapi tetap dapat bekerja sama”.

Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik sistem sebagai berikut :

2.1.2.   Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Component)

Komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem menpunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke-sub sistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran Sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan Sistem

Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.

2.1.3.   Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic

Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi. Sedangkan-

 Sistem Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung Probabilistic.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan-

Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2.      Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

A.        Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2. Simbol-Simbol Dalam DAD

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :

a. Lingkaran Luar (External Entity)

Lingkaran Luar adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. External Entity ini dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem.

b. Proses (Process)

Proses dalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

c. Alir Data (Data Flow)

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem.

Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses ( process ), simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( external entity ). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

d. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan Data adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data.  Data Store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

3. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

4. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

B.        Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.

Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data ).

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3. Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

C.        Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari

simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Table 2.1        Notasi Tipe Data

Notasi	Keterangan
X	Setiap karakter
9	Angkat numeric
A	Karakter alphabet
Z	Angka nol tampilkan sebagai spasi
	kosong
.	Titik sebagai penulisan ribuan
,	Koma sebagai pemecah pecahan
-	Hypen sebagai tanda penghubung
/	Slash sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada.

Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Tabel II.2.      Notasi Struktur Data

Notasi	Keterangan
=	Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari
	(CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+	AND
[]	Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen
	data didalam kurung bracket ini)
|	Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]
N [] M	Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi
	mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
( )	Optional (elemen data didalam kurung parenthesis
	sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
* atau **	Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
@	Indentefier data store/Field kunci
Alias	Nama lain untuk data

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.      Umum

Dalam proses penjualan produk makanan pada PT. Trirekan Rasa Utama secara garis besar ditentukan oleh hadirnya pengunjung atau costumer dengan tersedianya barang / produk makanan yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini menyangkut pemesanan konsumen atau yang dinamakan order kepada server apa dan jenis makanan yang akan dipesan.

Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan ini.

3.2.      Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Trirekan Rasa Utama terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah Perusahaan

            PT. Trirekan Rasa Utama merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang letoran (penjualan makanan), lestoran ini dinamakan Warung Pasta yang dirancang dengan konsep sederhana yaitu konsep sebuah warung namun semua proses penjualan tersebut sudah menggunakan komputerisasi, untuk laporan harian maupun pengimputan order makanannya.

            Warung Pasta ini didirikan oleh Bapak Ragil (Chef Ragil), dimana beliau orang yang tak asing lagi bagi masyarakat yang menggemari pasta hidangannya, yaah,,, beliau adalah pendiri Warung pasta sekaligus menjabati sebagai Direktur Utama.

            Warung Pasta ini didirikan sejak 7 tahun kebelakang, dan sudah banyak cabang-cabang lestoran ini yang tersebar diberbagai wilayah, seperti di Kemang, Rawamangun, Depok, Bandung, Yogyakarta, Bogor, dan Bekasi. Namun yang saya teliti dalam riset saya ini warung pasta bekasi yang didirikan pada tanggal 17 Maret 2013 yang berlokasi di Jl. K.H Nur Ali No.1, Kalimalng Plaza Bekasi Barat.

            Warung Pasta ini selalu mengutamakan mutu dan pelayanan serta memberikan banyak keuntungan dan kelebihan bagi pelanggannya seperti banyak promo yang ter-update, lahan tempat yang nyaman,area free hotspot, luas dan tertata baik serta produk makanan dengan kualitas yang baik dan lengkap serta pelayanan yang ramah dan professional (pelayanan standar singapur).

3.2.2.   Struktur Organisasi dan Fungsinya

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. Trirekan Rasa Utama.

STRUKTUR ORGANISASI PT. TRIREKAN RASA UTAMA

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Sebagai pemimpin sekaligus pemilik dari perusahaan.

2. General Manager

Berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja staff-staff.

3. Wakil manager

Bertugas untuk membantu Ganeral Manager ketika mengalami kesulitan atau kesibukan dalam beroperasional.

4. manager HRD

Menangani suatu kebutuhan atau aktifitas melainkan seluruh proses kegiatan pada aktifitas ruang lingkup dalam sebuah perusahaan.

5. PIC Service

Bertanggung jawab saat pelaksanaan operasional dan mengawasi para karyawan yang bekerja pada masing-masing incharge.

6. Cashier

Bertugas sebagai penerima pembayaran atau pelunasan faktur, serta penginputan pemesanan produk makanan kepada Kitchen serta Bartender.

7. Service

Memberikan pelayanan yang maksimal, ramah dan teretur kepada tamu atau customer pada jam operasional berlangsung.

8. Public Area (PA)

Menjaga kebersihan lingkungan perusahaan serta kenyamanan pada setiap area yang menjadi tanggung jawabnya saat operasional berlangsung.

9. PIC Kitchen

Mengawasi seluruh staff yang ada dilingkungan kitchen, serta menjaga produk makanan yang sesuai dengan standarisasinya.

10. Bartender

Bertugas untuk mengetahui dan menguasai cara mengolah dan menyajikan minuman dengan efektif.

11. Cook

Membuat/memasak serta menyajikan produk makanan berdasarkan standarisasi yang telah diberikan dari atasan (PIC).       

12. Cook Helper

Membantu perlengkapan, bahan produk seorang Cook party saat oerasional berlangsung.

13. Steward

Menjaga kebersihan, peralatan memasak dan kenyamanan di area kitchen.

3.3.      Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:

1. Proses Pemesanan Produk Makanan Siap Saji

Proses pemesanan produk diawali dengan pemesanan dari pelanggan atau customer kepada service yang melayaninya, lalu diserahkan surat order (SO) tersebut untuk diinput dan di proses oleh Kasir.

2. Proses Pembayaran Tunai/Debet

Setelah pembillingan diserahkan kepada customer, Bill di cek terlebih dahulu seperti stock/struk pembayaran, harga dan diskonnya. Card Bill tidak langsung diproses tetapi menunggu pembayaran dulu dari customer, setelah pembayaran diterima berupa transfer / tunai lalu di buatkan struk penjualan, yang nanti asli dari struk tersebut diberikan ke customer dan copy struk penjualan disimpan sebagai arsip penjualan.

3. Proses Pembuatan Laporan

Tahapan ini merupakan proses terakhir yaitu melaporkan kegiatan penjualanan setiap bulannya kepada direktur perusahaan yang data-datanya diambil berdasarkan PO, Struk Penjualan, Bukti Transfer (Debet).

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan:

SO                   : Surat Order

St. Penju         : Struk Penjualan

St. Pembyr     : Struk Pembayaran

3.5.      Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Trirekan Rasa Utama adalah sebagai berikut :

1. Dokumen Masukan

a. Surat  Order

Nama arus       : Surat Order

Alias                : SO

Bentuk Data    : Manual & Cetakan komputer

Arus data        : Customer – Proses 1.0

 Proses 1.0 – Server

 Server – Proses 2.0

 Proses 2.0 – Arsip SO

Penjelasan       : sebagai persyaratan pemesanan produk makanan.

Periode            :setiap melakukan pemesanan permintaan / pemesanana makanana.

Volume           : 1 - 100 surat

Struktur Data : Header

-Header = nama_server + jam + no_table + total_CU

b. Bukti Transfer (Debet)

Nama arus       : Bukti Transfer

Alias                : Bukti Transfer

Bentuk Data    : Cetakan Komputer

Arus data        : Customer – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip Bukti Transfer

Penjelasan       : Berisi keterangan pembayaran

Periode            : saat terjadi pembayaran dilakukan

Volume           : 1-50 Surat

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header = nama_perusahaan + alamat_perusahaan + no_telpon.

-Isi =no_table + nama_produk + dari_rekening + ke_rekening + nama_penerima + jumlah + total + ttd_penerima.

-Footer = tgl_pembayaran + nama_kasir + ucapan_salam.

2. Dokumen Keluaran

a. Struk Pembayaran

Nama Arus      : Struk Pembayaran

Alias                : St.P

Bentuk Data    : Cetakan Komputer

Arus Data        : Proses 2.0 – Customer

                         Proses 2.0 – Arsip Pembayaran

 Arsip Pembayaran – Proses 3.0

Penjelasan       :Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk makanan yang   dipesan/dibeli oleh customer.

Periode            : setiap melakukan transaksi penjualan.

Volume           : 1-50 Surat

Struktur Data : Header + Isi + Footer

-Header = nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan + no_table tgl_struk.

-Isi = nama_produk + pajak_bangunan + serv_incs+ harga + quantity

-Footer = tgl_transaksi + ucapan_salam + nama_cashier.

3.6.      Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Sistem Berjalan merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.

3.6.1.   Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pada proses pemesanan produk makanan pada Warung Pasta Kalimalang. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Surat Order

Nama Dokumen          : Surat Order

Fungsi                                     : Sebagai bukti customer memesan makanan

Sumber                        : Customer

Tujuan                         : Bagian Pelayanan/server

Frekuensi                     : Setiap customer memesan makanan

Media                          : Kertas

Jumlah Rangkap          : 3 Rangkap

Bentuk                        : Lihat Lampiran A-1

2. Bukti Transfer

Nama Dokumen          : Bukti Transfer

Fungsi                                     : Sebagai bukti pembayaran via debet

Sumber                        : Customer

Tujuan                         : Bagian Cashier

Frekuensi                     : Setiap customer ingin melakukan pembayaran

Media                          : Kertas

Jumlah Rangkap          : 1 rangkap

3.6.2.   Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran terdiri dari proses pembayaran barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Struk Pembayaran

Nama Dokumen          : Struk Pembayaran

Fungsi                                     : Bukti setelah transaksi pembayaran

Sumber                        : Kasir

Tujuan                         : Customer

Frekuensi                     : Setiap ingin melakukan pembayaran

Media                          : Kertas

Jumlah Rangkap          : 1 Lembar

Bentuk                        : Lihat Lampiran B-1. Struk Pembayaran

Nama Dokumen          : Struk Pembayaran

Fungsi                                     : Tanda Pembayaran Cash

Sumber                        : Cashier

Tujuan                         : Customer

Frekuensi                     : Setiap ingin melakukan pembayaran

Media                          : Kertas

Jumlah Rangkap          : 1 Lembar

Bentuk                        : Lihat Lampiran B-1

3.6.4.   Spesifikai File

Bukti Pembayaran Customer
Nama File                    : Bukti Pembayaran
Fungsi File                  : Bukti data pembayaran customer
Tipe File                      : File Transaksi
Akronim File               : BP
Media                          : Memori external
Software                     : Aldelo Pos Pro Software
Panjang Record           : 500 karakter
Kunci Field                 : NO_BP

3.6.4.   Spesifikai Program

Spesifikasi program menjelaskan tentang file- file program yang dibuat dalam perancangan program tentang fungsi, tujuan dan bentuk dari file.

A. Spesifikasi program Menu Utama

Nama program            : Menu Utama

Akronim                      : MENU

Fungsi program                   : Untuk menampilkan menu-menu sub program.

Proses program                    : Dalam pemilihan menu utama user hanya tinggal mengklik pada       menu yang diinginkan   yaitu menu master atau menu transaksi atau   menu laporan  Jika tidak, pilih menu EXIT jika ingin keluar dari program.

B. Spesifikasi Menu Master

Nama program            : Menu Master

Akronim                      : Master

Fungsi program                   : Untuk menampilkan menu-menu ;

1.      Menu table

2.      Menu produk makanan

3.      Menu produk minuman

Proses program                      : Dalam pemilihan menu master user  hanya tinggal mengklik pada menu yang diinginkan yaitu menu table atau menu produk. Jika tidak, tekan back jika ingin kembali ke Menu Utama.

3.6.5.   Struktur Kode

KODE	KETERANGAN
%1...	Tombol diskon dalam persen
RCPT/PO	pengeluaran uang
DC	Void / pembatalan saat transaksi
RF	tombol refund
(-)	tombol diskon Rp
(x)	Perkalian
CL	tombol clear
00, 0-9	Tombol angka
DEPT#	tombol departemen
CR1&2	tombol pembayaran dengn credit
TM/ST	tombol time disply/subtotal
TL/NS	tombol total/buka laci

3.7.      Permasalahan

Dalam kagiatan penjualan sehari-hari sistem penjualan yang telah berjalan di PT. Trirekan Rasa Utama umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses pemesanan / penjualan, layanan kepada customer, proses transaksi pembayaran tuanai maupun transfer (Debet) sampai proses pelaporan, tetapi penulis melihat adanya kelemahan dalam sistem tersebut.

Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :

1. Sering terjadi selisih dalam masalah stock barang digudang dikarenakan kurang telitinya para karyawan yang terkadang lupa mencatat stock barang tersebut.

2. Dalam kegiatan sehari – hari sistem yang digunakan sering mengalami masalah dan proses pencatatan order maupun datanya terjadi kekeliruan ataupun kesalahan.

3. Standarisasi produk makanan yang tidak seimbang, adakalanya terjadi kekeliruan dalam rasa, bentuk maupun ukuran produk makanan tersebut.

4. tempat yang kurang luas, dikarnakan sering terjadinya para customer waiting list (menunggu giliran).

3.8.      Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk Mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan :

1.      Alangkah baiknya kepada karyawan atau karyawati yang bertugas mencatat stok barang harus langsung melihat barang keluar dari gudang, dan harus dicatat kedalam laporan pada hari saat itu juga.

2.      Sebaiknya pencatatan tentang pengorderan harus diulang kembali langsung (me-repet), jika terjadi kesalahan bisa langsung diperbaiki sebelum diinput oleh kasir.

3.      Supaya disiplin agar tidak lalai setiap service dalam menjalankan tugasnya, semacam pencatanan, penginputan, serta komunikasi setiap anggota karyawan/i lebih ditingkatkan lagi.

BAB IV

PENUTUP

4.1.      Kesimpulan

Sebagai akhir dari bab penulisan kuliah kerja praktek ini, maka kami selaku penulis memberi kesimpulan bahwa sistem penjualan pada PT. Trirekan Rasa Utama masih kurang baik sistem pengolahan informasinya masih banyak permasalahan yang harus diperbaiki. Diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Dalam kegiatan pencatatan, penginputan pesanan makanan masih sering terjadi kesalahan.

4.2.      Saran

Saran penulis sebagai dari akhir bentuk penulisan kuliah kerja praktek ini, kami akan memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Agar menunjang keefektifan yang dapat diambil untuk mengatasi semua permasalahan tersebut hanya dengan mempertingkatkan ketelian para karyawan/karyawati yang bertugas sebagai juru penginputan pesanan order tersebut.

2. Untuk karyawan/karyawati PT. Trirekan Rasa Utama perlunya kedisplinan yg di tingkatkan agar tidak terjadi keteledoran dalam menginput atau mengoutput data penjualan, sehingga tidak terjadi selisih dalam pengadaan barang.

3.  Sebaiknya mengadakan Delivery Order, agar mempermudah bagi para customer yang akan memesan makanan dalam jarak jauh.

DAFTAR PUSTAKA

Whitten, Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6

(Yogyakarta: Andi)

Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi. Jakarta: STMIK

(Muhammadiyah Jakarta)

Jogiyanto,HM,2005. Analisa dan Disain Sistem Informasi Terstruktur.

(Yogyakarta: Penerbit Andi)

Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.

(Jakarta : Salemba Empat)

Winarno, Wahyu Wing.2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-6. Yogyakarta.

Lampiran A.1

                       

SURAT ORDER (SO)

Lampiran A.2

                       

STRUK PEMBAYARAN

Lampiran A.3

                       

TAGIHAN STRUK PEMBAYARAN

	WARUNG PASTA KALIMALANG
	Jl. K.H Nur Ali No.1 Kalimalang Plaza, Bekasi Barat 17412, Telp. 021-88855993

NO.                  :  01/VI/28/WP-K/2013

HALAMAN      :  Surat Keterangan Riset

SURAT KETERANGAN

Yang bertanda tanagan dibawah ini :

            NAMA             :  HERMAN

            JABATAN        :  PIC / Personal Incharge

Dengan ini menerangkan bahwa, yang tertanda dibawah ini :

            NAMA             :  ABDUL AZIS

            NIM                 :  11121037

ALAMAT         :  Jl. Kranji Baru, Kp. Dua Rt: 003/001

                           Kel. Jaka Sampurna – Bekasi Barat

Adalah benar telah melakukan riset pada perusahaan restoran Warung Pasta Kalimalang, terhitung sejak 08 oktober sampai dengan 17 oktober 2013, saudara / saudari yang bersangkutan telah benar mengikuti tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bekasi, 19 oktober 2013

Herman